Es fängt oft ganz harmlos an. Ein Termin hier, eine offene Rechnung da. Der Kalender ist voll, das E-Mail-Postfach sowieso, und plötzlich kommt diese eine Nachricht: „Haben wir heute nicht eigentlich einen Call?“ Oder schlimmer noch: „Ich hab Ihre Rechnung übersehen – sorry, kommt sofort.“
Klar, das passiert. Aber es muss nicht. Denn gute Organisation bedeutet nicht, alles im Kopf zu behalten – sondern Systeme zu bauen, die dir den Rücken freihalten. Genau hier kommt die Automatisierung ins Spiel.
Du fragst dich, how to automate reminders for appointments and payments ohne dabei in einem Technik-Dschungel zu versinken? Gute Nachricht: Es geht. Einfacher, als du denkst. Und entspannter, als du vielleicht glaubst.
Warum Automatisierung keine kalte Technik ist – sondern smarte Fürsorge
Es gibt diesen Irrglauben, dass automatisierte Nachrichten unpersönlich wirken. Wie Roboterkommunikation. Aber genau das Gegenteil kann der Fall sein. Denn wenn jemand rechtzeitig an einen Termin erinnert wird oder freundlich auf eine offene Rechnung hingewiesen wird, zeigt das: Hier läuft etwas professionell und zuverlässig.
Niemand wartet gern auf Mahnungen oder steht verplant fünf Minuten zu spät im Zoom-Raum. Erinnerungen sind keine Nervensäge – sie sind Service. Und je sauberer sie laufen, desto besser für alle Beteiligten.
Die Basis: Was willst du genau automatisieren?
Bevor du dich in Tools stürzt, solltest du kurz innehalten und überlegen:
- Geht es um Terminerinnerungen für Kunden, Patient:innen, Klient:innen?
- Oder um Zahlungserinnerungen für Rechnungen, Ratenzahlungen, wiederkehrende Leistungen?
- Oder beides?
Je klarer du das definierst, desto passender kannst du später dein Toolset aufbauen. Und glaub mir – es gibt für fast jeden Use Case die passende Lösung.
1. Terminerinnerungen automatisieren – so funktioniert’s
Tool-Vorschläge (je nach Branche & Stil):
- Calendly: Ideal für Berater:innen, Coaches, Freelancer. Automatisiert die Buchung und die Erinnerung per E-Mail oder SMS.
- Acuity Scheduling: Ähnlich wie Calendly, mit mehr Individualisierungsoptionen (z. B. bei Zahlungsabwicklung, Branding etc.).
- Google Kalender + Zapier: Für die DIY-Fans. Du kannst einstellen, dass 24 Stunden vor einem Termin automatisch eine E-Mail über Gmail rausgeht.
- Shore, SimplyBook.me, TerminApp: Für lokale Dienstleister (Friseure, Heilpraktiker, Fitnessstudios etc.), oft mit SMS-Erinnerung.
Praktische Tipps:
- Schick die erste Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin, eine zweite 1 Stunde vorher.
- Biete in der Nachricht direkt die Möglichkeit zur Umbuchung – das reduziert No-Shows.
- Schreib in deinem Stil! Auch automatische Mails dürfen warm, freundlich, „du“ oder „Sie“ sein. Kein Standard-Murks.
2. Zahlungserinnerungen ohne Bauchweh – automatisiert, aber charmant
Rechnungen nachfassen ist für viele unangenehm. Du willst professionell wirken, aber nicht drängeln. Genau deshalb lohnt sich die Automatisierung hier doppelt.
Tools, die helfen:
- Debitoor, Lexoffice, sevDesk: Deutsche Buchhaltungstools mit integrierter Erinnerung (z. B. „Erinnerung 3 Tage nach Fälligkeit“).
- Xero, QuickBooks (international): Gut für internationale Freelancer und Unternehmer:innen.
- PayPal Business: Auch hier kannst du Zahlungserinnerungen mit einem Klick versenden.
- Stripe + Automatisierung via Zapier: Für wiederkehrende Zahlungen oder Memberships super.
Hinweise zur Umsetzung:
- Stell ein: 3 Tage vor Fälligkeit = „Freundliche Erinnerung“
- Am Fälligkeitstag = „Hinweis auf offenen Betrag“
- 5 Tage nach Fälligkeit = „Erinnerung mit der Bitte um Rückmeldung“
Und: Schreib immer lösungsorientiert. Kein „Sie haben nicht bezahlt“, sondern „Vielleicht ist unsere Rechnung im Trubel untergegangen – hier nochmal die Infos“.
3. Beides kombinieren – der Goldstandard für Service
Wenn du sowohl Termine als auch Zahlungen abwickelst (z. B. bei Beratungen, Kursen, Behandlungen), lohnt sich ein System, das beides kann – oder sich über Schnittstellen ergänzt.
Beispiel-Setups:
- Calendly + Zapier + Google Sheets + Gmail: Für strukturierte Buchung, Bestätigung & Rechnungsversand mit Nachverfolgung.
- Acuity + Stripe + Mailchimp: Terminbuchung, Bezahlung & Nachfassmails in einem Flow.
- Lexoffice + Outlook Kalender + Power Automate (Microsoft): Für Windows-Nutzer:innen mit Affinität zu Office-Lösungen.
Klingt technisch? Nur auf den ersten Blick. Meist reichen ein paar Klicks – und dein System läuft monatelang stabil.
Worauf du bei automatisierten Erinnerungen achten solltest
- DSGVO-Konformität: Besonders bei SMS oder E-Mail-Erinnerungen immer klären, ob du das darfst. Ein Häkchen bei der Buchung („Ich stimme zu, per E-Mail erinnert zu werden“) hilft.
- Testen! – Immer ein, zwei Testtermine mit dir selbst buchen. Passt der Ton? Die Zeit? Der Link?
- Persönlich bleiben: Sag „Hallo [Vorname]“ statt „Sehr geehrter Kunde“. Automatisiert heißt nicht seelenlos.
- Flexibilität behalten: Automatisch ist gut – aber nicht stur. Wenn jemand anruft und sagt, „Ich kann nicht“, sollte Umbuchung manuell auch möglich sein.
Fazit: Weniger Nachhaken, mehr Durchatmen
Du hast besseres zu tun, als ständig zu erinnern, nachzufassen und zu hoffen, dass nichts vergessen wird. Wenn du einmal verstanden hast, how to automate reminders for appointments and payments, baust du dir eine unsichtbare Assistenz – leise, verlässlich und komplett in deinem Stil.Und das Schönste: Deine Kund:innen danken es dir. Weil sie sich erinnert fühlen – im besten Sinne. Und weil sie spüren: Hier ist jemand professionell. Und gleichzeitig menschlich
